Vzw d’n Opvang is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.
Contactgegevens:
http://www.denopvang.be
vzw d’n Opvang Louisastraat 5, 8400 Oostende
+32 (0)59 25 53 00
Persoonsgegevens die wij verwerken
vzw d’n Opvang verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:
- Naam en voornaam kind;
- Naam en voornaam ouder 1;
- Naam en voornaam ouder 2 (indien van toepassing) ;
- Geslacht;
- (vermoedelijke) geboortedatum van het kind;
- Geboorteplaats;
- Domicilieadres;
- Telefoonnummer van de ouder;
- Type opvangvraag;
- E-mailadres.
Welke verwerkingen van persoonsgegevens vinden er plaats?
Vzw D’n Opvang moet gegevens registreren over de opvangvragen die we ontvangen in Oostende.
Stad Oostende voert daarna onderstaande verwerkingen van persoonsgegevens uit:
- Voor het in kaart brengen van de opvangvragen geeft vzw D’n Opvang de aanvragen door die plaats krijgen bij hen. In functie van de registratie is het belangrijk dat we alle kinderopvangvragen die in Oostende gesteld worden registreren.
- Aanvragen die vzw D’n Opvang niet zelf kan beantwoorden worden steeds doorverwezen naar het Loket Kinderopvang zodat de vraag ook zeker in de registratie terecht komt. In functie van de registratie is het belangrijk dat alle kinderopvangvragen die in Oostende gesteld worden in kaart wordt gebracht. In functie van het invullen van alle gestelde vragen is het belangrijk dat het Loket de onbeantwoorde vragen coördineert. Zij kan deze vragen dan ook aan de andere relevante opvanglocaties in de regio Oostende bezorgen.
Juridische basis om uw persoonsgegevens rechtmatig te verwerken
Wij gebruiken uw persoonsgegevens nooit zomaar. We doen dat alleen voor doelen waarvoor we een duidelijke juridische basis hebben, ook wel de rechtmatigheid genoemd.
Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Vzw d’n Opvang houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder – Voor kinderopvang van baby’s en peuters:
- het decreet van 20 april 2012 houdende de organisatie van kinderopvang van baby’s en peuters;
- Voor buitenschoolse opvang: het decreet van 30 april 2004 tot oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap met rechtspersoonlijkheid Kind en Gezin en de uitvoeringsbesluiten hiervan;
- De Algemene Verordening Gegevensbescherming van 27 april 2016;
- De wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens (Kaderwet bescherming persoonsgegevens);
- Wet van 21 maart 2018 tot wijziging van de wet van 21 maart 2007 tot regeling van de plaatsing en het gebruik van bewakingscamera’s.
Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
- Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
- Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
- Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
- Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.
De persoonsgegevens van de kinderen en de gezinnen worden gebruikt door vzw d’n Opvang omwille van volgende doelen:
- de klantenadministratie;
- de facturatie;
- de naleving van de vergunningsvoorwaarden voor kinderopvang;
- de ontwikkeling van een beleid;
- de naleving van de subsidievoorwaarden;
- Verzenden van onze nieuwsbrief en/of reclamefolder;
- U te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren;
- We gebruiken uw gegevens om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op de Stad Oostende rust (artikel 6.1.c AVG).
- In dit geval is dit de registratie en coördinatie van alle unieke opvangvragen door het Lokaal Loket Kinderopvang van Stad Oostende. Deze taak vloeit voort uit het decreet houdende de organisatie van kinderopvang van baby’s en peuters van 20 april 2012, artikel 13.
- We gebruiken uw gegevens nadat u toestemming hebt gegeven voor de verwerking van de persoonsgegevens voor een specifieke doeleinde (artikel 6.1.a) AVG).
- Wanneer vzw D’n Opvang een opvangvraag niet kan beantwoorden zullen zij, mits uw toestemming, uw gegevens aan het Lokaal Loket Kinderopvang bezorgen. Het Lokaal Loket kan uw vraag dan verder coördineren en indien nodig uw gegevens aan andere opvanglocaties in de regio Oostende bezorgen om uw vraag naar opvang ingevuld te krijgen.
In bijzondere gevallen verwerken we uw persoonsgegevens om u te beschermen. We doen dat alleen in hoogst uitzonderlijke levensbedreigende noodsituaties of rampen.
Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens
De gegevens worden bewaard tot 5 jaar na de stopzetting van de opvang van het kind.
Bewaartermijnen van gegevens | Kind en Gezin
Doorgifte
vzw d’n Opvang verstrekt uitsluitend aan derden en alleen als dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Verder werkt vzw d’n Opvang samen met partnerorganisaties en wordt onze werking ondersteund door leveranciers, onder meer voor de ondersteuning van onze software. Deze partijen, die als ‘verwerkers’ worden beschouwd, krijgen hierdoor (mogelijks) toegang tot uw persoonsgegevens en hebben daarin de expliciete opdracht gekregen deze te verwerken. Dit doen ze altijd binnen wat toelaatbaar is volgens de wetgeving en de specifieke richtlijnen opgelegd door vzw d’n Opvang. We maken strikte afspraken en zo verzekeren we dat ze dezelfde hoge privacystandaarden naleven.
Als we voor het uitvoeren van een taak of voor het opstellen van een dossier beroep doen op een extern bedrijf (bv. een softwarefirma of gespecialiseerd adviesbureau) of uw gegevens doorgeven aan een andere overheidsinstelling, dan mogen zij uw gegevens alleen verwerken binnen het met hen afgesproken kader.
In principe worden uw gegevens enkel binnen de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt. Wanneer uw persoonsgegevens in uitzonderlijke gevallen toch buiten de EER verwerkt worden, dan gebeurt dit steeds in overeenstemming met de voorschriften van de AVG.
Als dit noodzakelijk is voor de hoger vermelde doelen, worden je persoonsgegevens doorgegeven aan Kind en Gezin, Stad Oostende, Zorginspectie en externe diensten zoals vertrouwenscentrum, OCMW, CKG, integrale jeugdhulp, politie.
Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken
Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via info@denopvang.be, dan verwijderen wij deze informatie.
Geautomatiseerde besluitvorming
vzw d’n Opvang neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van vzw d’n Opvang) tussen zit.
Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door vzw d’n Opvang en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar info@denopvang.be. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek.
Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
vzw d’n Opvang neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met info@denopvang.be